CHỦ, QUẢN LÝ
Dùng AI khi điều hành
Không cần mua công cụ gì ngay. Chọn đúng một việc lặp lại, thử nhỏ, đo được rồi mới tính tiếp. Dữ liệu khách hàng và tài chính thì cần cân nhắc kỹ trước khi đưa vào.
Chọn việc nên thử AI trước
BẠN DÁN VÀO CHAT AI
Doanh nghiệp mình: bán nội thất, 8 người. Các việc lặp lại đang tốn thời gian: trả lời inbox (2 người, cả ngày), viết bài đăng (1 người), làm báo giá (1 người), nhập đơn vào Excel (1 người). Chấm từng việc theo: thời gian tiết kiệm, rủi ro nếu AI sai, độ khó để thử. Đề xuất 1 việc nên thử trước trong 2 tuần và cách đo.
AI TRẢ VỀ
Viết bài đăng: tiết kiệm vừa, rủi ro thấp vì có người đọc trước khi đăng, dễ thử. Trả lời inbox: tiết kiệm nhiều, rủi ro cao nếu AI báo sai giá, thử ở mức vừa. Làm báo giá: tiết kiệm vừa, rủi ro cao vì liên quan tiền, nên để sau. Nhập đơn Excel: tiết kiệm vừa, rủi ro vừa, nên dùng công cụ chuyên dụng hơn. Nên thử trước: mẫu trả lời nhanh cho inbox, nhân viên vẫn đọc và tự bấm gửi. Lợi nhiều mà vẫn có người giữ chốt. Cách đo trong 2 tuần: thời gian trả lời trung bình, số lần phải sửa câu AI gợi ý, số khách hỏi tiếp sau câu trả lời. Đây là ước đoán vì chưa có số liệu thật của bạn.
Claude viết bản này từ đúng mẫu trên. Thông tin trong ví dụ là giả định, bạn thay bằng của mình.
Nhớ kiểm lại: Hỏi chính người đang làm việc đó xem bảng có đúng không.
Thêm 2 mẫu cho việc này
Viết quy trình để giao cho nhân viênKhi việc chỉ nằm trong đầu một người.
Đây là cách mình đang làm việc [tên việc], kể lộn xộn: [kể hoặc dán lời thoại ghi âm] Viết lại thành quy trình cho người mới: từng bước, ai làm, cần gì, thế nào là xong, lỗi hay gặp. Chỗ nào mình chưa nói rõ thì liệt kê thành câu hỏi, đừng tự nghĩ ra.
Nhớ kiểm lại: Đưa cho một nhân viên làm thử đúng theo bản đó, chỗ họ vướng là chỗ cần sửa.
So sánh phương án trước khi chi tiềnKhi đang phân vân thuê người, mua công cụ hay tự làm.
Mình đang cân nhắc: [phương án A], [phương án B], [giữ nguyên như cũ]. Mục tiêu: [điều cần đạt]. Ngân sách: [số]. Người phụ trách: [ai, biết gì]. Lập bảng so sánh theo: chi phí đầu tiên, chi phí hằng tháng, thời gian đến khi dùng được, rủi ro, điều kiện để dừng. Giá nào bạn không chắc thì ghi "cần kiểm tra", đừng tự đoán con số. Cuối cùng nêu 3 câu mình nên hỏi nhà cung cấp.
Nhớ kiểm lại: Giá phần mềm thay đổi liên tục, xem lại trên trang chính thức của họ.
Xem thêm
Khi muốn đưa AI vào vận hành thật của công ty, mình có thể ngồi xem cùng bạn nên bắt đầu ở đâu rồi dạy đội của bạn. Nhắn mình một dòng