VĂN PHÒNG
Dùng AI cho việc văn phòng
Những việc lặt vặt ngốn cả ngày là chỗ AI giúp được nhiều nhất. Bạn vẫn là người đọc lại và chịu trách nhiệm với thứ gửi đi.
Viết email khó nói
BẠN DÁN VÀO CHAT AI
Mình cần viết email cho: anh Minh, trưởng phòng kế toán, ngang cấp với mình. Việc cần nói: số liệu tháng 10 trễ 3 ngày, báo cáo của mình đang bị kẹt. Mình muốn họ làm gì sau khi đọc: gửi số liệu trước 15h thứ Năm. Viết 2 bản dưới 120 từ: một bản mềm, một bản rõ ràng hơn. Lịch sự, không đổ lỗi.
AI TRẢ VỀ
Bản mềm: Chào anh Minh, em đang chốt báo cáo tháng 10 và còn thiếu phần số liệu bên anh. Chắc cuối tháng bên anh cũng nhiều việc. Anh sắp xếp gửi em trước 15h thứ Năm được không ạ? Có gì vướng anh cứ nhắn em nhé. Bản rõ ràng: Chào anh Minh, số liệu tháng 10 đã trễ 3 ngày và báo cáo của em đang dừng ở bước này. Em cần nhận trước 15h thứ Năm để kịp hạn. Nếu không kịp, anh báo em trước trưa thứ Năm để em cập nhật với sếp. Cảm ơn anh.
Claude viết bản này từ đúng mẫu trên. Thông tin trong ví dụ là giả định, bạn thay bằng của mình.
Nhớ kiểm lại: Đọc to một lần. Ngày tháng, tên người, con số phải đúng với thực tế.
Thêm 2 mẫu cho việc này
Biến ghi chú họp thành việc cần làmKhi họp xong còn một mớ ghi chú lộn xộn.
Đây là ghi chú cuộc họp của mình: [dán ghi chú] Trả về đúng 3 phần: 1. Đã chốt gì 2. Bảng việc cần làm: việc, người làm, hạn 3. Câu hỏi còn bỏ ngỏ Chỗ nào ghi chú không nói rõ người làm hoặc hạn thì để "chưa rõ", không tự điền.
Nhớ kiểm lại: Đối chiếu phần "đã chốt" trước khi gửi cho cả nhóm. Tài liệu mật thì đừng dán vào công cụ công ty chưa cho phép.
Sắp việc trong tuần cho vừa thời gian thậtKhi việc nhiều mà không biết làm gì trước.
Tuần này mình có các việc sau: [liệt kê, kèm hạn nếu có] Mình có khoảng [số] giờ làm được thật, sau khi trừ họp. Giúp mình: chia việc nào làm trước, việc nào có thể bỏ hoặc hỏi lại sếp, và xếp vào từng ngày. Nếu không đủ thời gian thì nói thẳng là không đủ, đừng cố nhét.
Nhớ kiểm lại: Lịch chỉ là gợi ý, ưu tiên thật là do sếp và bạn quyết.
Xem thêm
Khi cả phòng muốn dùng chung một cách làm, mình có thể đến dạy theo đúng việc của phòng bạn. Nhắn mình một dòng